Требования к Фискальному накопителю в 2022 году

           Последние изменения в сфере торговли связаны с необходимостью легализации торговых операций и передачи о них сведений в налоговую инспекцию. Инструментом в этой работе стали фискальные накопители, аппараты работают согласно ФЗ №54. Закон регламентирует правила функционирования кассовых аппаратов. Фискальный накопитель (ФН) сохраняет информацию обо всех кассовых операциях, чтобы предать ее через ОФД в налоговую инспекцию. Информацию, которую хранит это устройство, нельзя исправить, использовать его повторно также не получится.

Устройство ФН

          Накопитель представляет собой печатную плату, в которую встроены три элемента. Первый элемент — криптографический чип, это самая сложная деталь ФН, чип шифрует поступившие данные. Следующий элемент оборудования — микропроцессор, срок службы которого составляет три года. Третьей деталью ФН является модуль памяти, который можно сравнить с флешкой. Чтобы техника работала беспрерывно, она оснащена батареей, которая на одном заряде может проработать несколько лет.

Зачем нужен накопитель? Штрафы

          Согласно законодательству, все онлайн кассы оснащаются накопителями. Основная задача оборудования — передавать сведения о совершенной торговой операции в налоговую. Без ФН касса пробьет чек с указанием суммы и наименования покупки, но не отправит сведения о ней в ОФД. Это серьезное нарушение, за которое предусматриваются штрафы.

Индивидуальные предприниматели заплатят 10 тыс. руб. за один чек, юридические лица — 100% от суммы чека, не менее 30 тыс. руб. Налоговая вправе закрыть предприятие на 90 дней, если касса работает без накопителя. Представители инспекции приходят в магазины с проверкой, просматривают чеки. Жалоба покупателя также является основанием для посещения торговой точки с проверкой.

 Блокировка и способы ее предотвращения

          ФН будет заблокирован, если в течение 30 дней не передавалась информация о продажах. Срок отсчитывается с момента последнего формирования чека и передачи его в ОФД. В течение месяца терминал продолжит печать чеков, однако, если информацию не передавать в ОФД, избежать блокировки ФН не получится. Есть одно исключение — если онлайн касса работает в автономном режиме, то накопитель не заблокируется.

           Чеки могут не передаваться в ОФД по техническим причинам. Чаще всего сбои происходят в связи с перебоями в интернете. Другой причиной блокировки ФН является заполненная память устройства.

          Чтобы не допустить блокировки фискального накопителя для любых ККМ, следят за его памятью и направлением чеков в ОФД. В «Личном кабинете» строка «непереданные документы» должна быть пустой. Если ФН заблокировался, можно попробовать передать чеки еще раз, когда появится стабильный доступ к интернету. 

Причины и технология замены накопителя 

Как любая техника, фискальные накопители для маркировки «Честный Знак» и «Меркурий» выходят из строя и требуют замены. Онлайн касса сообщает о неполадках — перестает пробивать чеки, сигнализирует о неисправностях в электронном письме или в приложении. Определим, в каких случаях требуется сделать замену:

• закончен срок эксплуатации, который меньше, чем у смарт-терминала;
• сменился владелец торгового предприятия, ко счету которого было привязано фискальное устройство;
• техника сломалась, нужно покупать новую, при покупке обращают внимание на срок эксплуатации и формат фискальных данных.

 Лучше приобретать накопитель там, где покупали кассу. Представитель компании — производителя составит список, какие чеки были переданы в налоговую службу, а какие нет. После приобретения нового ФН нужно сделать следующее.

1. Завершить ведение архива, отправить отчет о завершении через ОФД.
2. Переустановить ФН: если необходимо, обновить прошивку и программы.
3. Провести регистрацию накопителя в налоговой с новым ФН.
4. Купить новый контракт с ОФД на 3 года.

 Если все этапы пройдены успешно, собственник смарт-терминала получает регистрационную карточку. Также стоит проверить, налажен ли процесс передачи данных через ОФД в налоговую службу.

 Срок работы ФН

 Устройство приобретают на разные периоды действия, все они подходят для торговли и оказания услуг по общей системе сбора налогов, но есть и отличия:

• 13 месяцев — реализация подакцизной продукции, торговля сигаретами, спиртным, бензином. ФН подходит для сезонной реализации продукции, а также для автономной работы, когда магазин работает без интернета;
• 15 месяцев и 36 месяцев — продажи без подакциза при упрощенной налоговой системе, при вмененном и сельскохозяйственном налогах. ФН на 15 и 36 месяцев не подходит для автономного режима.

 Перед приобретением аппарата стоит проверить, находится ли он в реестре ФНС. Срок работы накопителя можно проверить в техническом паспорте, который находится в коробке с самим устройством. Согласно ФЗ-54, накопители нужно хранить в течение 5 лет с даты начала пользования им. 

Формат фискальных данных

 Фискальные сведения — это информация о продаже или возврате товара, которая переходит на фискальный чек или бланк строгой отчетности. Обязанность разработки формата данных возлагается на налоговую инспекцию. Различия в форматах в полноте сведений, которые указывают на покупке. К примеру, в формате 1.0 не требуется указывать место покупки, а в формате 1.1 необходимо указать.

 Сейчас действуют два формата — 1.05 и 1.1. Рекомендуется выбрать формат 1.1 — он более всего подходит под новые требования торговли. Сведения о формате можно найти в реестре ФН. Это делают на сайте налоговой инспекции, где нужно загрузить реестр и определить модель. Появится строка, где указаны фискальные данные.

 Начиная с лета 2021 года, все предприятия обязаны использовать в работе накопитель нового образца — ФН-М.  Устройство поддерживает все возможные форматы данных: 1.05, 1.1 и 1.2.

 Выбираем накопитель

 Сначала нужно обратить внимание на срок действия устройства. ФН, период действия которого не менее 15 месяцев могут использовать юридические лица и ИП в следующих случаях:

• если для предприятия характерна сезонная работа;
• в ассортименте торговой точки подакцизные товары;
• использование общей системы налогообложения (ОСНО);
• бизнес ведется в районах, где нет устойчивой интернет-связи. 

ФН со сроком действия 36 месяцев подойдет следующим предприятиям:

• оказывающим разные услуги населению;
• с налогообложением УСН, ПСН, ЕСХН.

 Приведем пример выбора ФН для магазина, торгующего рыбой. В этом случае владельцу торговой точки следует обратить внимание на систему налогообложения магазина. Поскольку магазин реализует рыбные продукты физическим лицам, то для него используются системы УСН, ПСН. Значит, хозяин магазина может выбрать ФН со сроком 36 месяцев.

 Одним из главных условий приобретения накопителя является соответствие перечню фискальных устройств. Проверить соответствие можно на сайте ФНС. Стоит также рассмотреть вариант аренды устройства, при правильных расчетах аренда фискальной техники может быть выгоднее, чем ее приобретение.

 Часто путают понятия фискальный регистратор и накопитель. В первом случае речь идет о контрольно-кассовой технике (ККТ). Регистратор, как и другое кассовое оборудование, содержит накопитель. 

Преимущества ФН

За время работы накопитель приобрел много преимуществ, о чем говорят отзывы покупателей торговой техники:

• передача фискальных данных в налоговую инспекцию в автоматическом режиме;
• широкий выбор фискальной техники для предпринимателей, работающих по разным системам налогообложения;
• энергонезависимая память устройства, возможность хранить большой объем информации;
• простота ввода ФН в эксплуатацию, в инструкции указаны шаги по его отладке.

Главный плюс приобретения ФН — автоматизация рутинных процессов торговли.